Organiseer uw werk: documenteer uw workflow

Nieuwe werknemers en frisse gezichten in het personeelsbestand, waaronder pas afgestudeerden, hebben doorgaans extra tijd over wanneer ze aan een nieuwe baan beginnen. Training kan weken of maanden duren, en collega's en managers willen je wat ademruimte geven terwijl je acclimatiseert. Een van de meest waardevolle manieren om die uitvaltijd te benutten, is door de workflow en processen te documenteren.



Het documenteren van uw workflow en processen betekent niets anders dan stap voor stap precies opschrijven wat uw job inhoudt. Het is precies alles wat je leert als je nieuw bent in een werkomgeving. Het omvat ook alle aanpassingen en wijzigingen die u in die processen zou kunnen aanbrengen naarmate de tijd verstrijkt of naarmate u betere of efficiëntere manieren ontdekt om uw werk gedaan te krijgen.

Bedrijven en overheidsorganisaties die erg groot en goed ingeburgerd zijn, hebben misschien al operationele handleidingen en andere documentatie in overvloed, maar in mijn ervaring hebben kleinere bedrijven en teams dat meestal niet, of als ze dat wel doen, zijn ze ernstig verouderd.





Wordt georganiseerdWanneer u te maken krijgt met uitvaltijd bij een nieuwe opdracht, documenteer dan uw workflow en processen, of werk de ontvangen handleidingen bij. De voordelen zijn enorm en talrijk.

Voordelen van het documenteren van uw workflow
Om te beginnen zal het documenteren van uw workflow de on-the-job training die u tot nu toe hebt gehad, versterken. In feite leer je het vak sneller.



Ten tweede zijn deze documenten goud waard voor managers en de IT-afdeling, die misschien niet de stappen en mensen kennen die bij uw werk betrokken zijn? Effecten. Laat me uit ervaring zeggen dat je niets dan lof zult horen als je een gedetailleerd en overzichtelijk document kunt aanleveren waarin alles staat wat ze nodig hebben. Het alternatief is om ze ad hoc door je werk te praten, wanneer je misschien een stap vergeet, of een verkeerde uitspraak doet, of het gewoon verkeerd doet.

Ten derde zullen managers en collega's zich vastklampen aan uw documenten als u ooit onverwachts verlof moet opnemen. Evenzo, wanneer u gepromoveerd wordt naar een nieuwe functie of doorstroomt naar een ander bedrijf, zullen de collega's die u achterlaat dankbaar zijn dat ze bijgewerkte handleidingen hebben om door te geven aan de persoon die uw plaats inneemt.

Uw workflow documenteren
De documentatie die u schrijft, moet eenvoudig, gemakkelijk te begrijpen en toegankelijk zijn. In de meeste gevallen raad ik aan om een ​​tekstdocument (zoals een Word-document) te maken met een paar ingesloten afbeeldingen.

In plaats van één groot document te maken dat alles schetst, maakt u documenten die slechts één procedure vastleggen of die een reeks gerelateerde procedures schetsen die in volgorde moeten worden uitgevoerd. Persoonlijk word ik overweldigd door documentatie die langer is dan ongeveer 11 of 12 pagina's. Ik zie veel liever 4 of 5 pagina's met eenvoudige, gemakkelijk te lezen instructies. De 'Do's and Don'ts' onderaan dit artikel zullen je helpen om beknopte maar grondige handleidingen te maken.

Heel simpel gezegd, houd notities bij wanneer u een training op het werk hebt en zet die notities over in een document. Als u het werk alleen begint te doen, kunt u aantekeningen toevoegen aan uw notities of ze aanpassen om de taken die u uitvoert nauwkeuriger weer te geven.

Als je werk een 'grote afbeelding' heeft, een overzichtsschema, zet dat dan aan het begin van het document. De punten die het grote geheel vormen, zijn wat u grondiger zou moeten vastleggen, hetzij in hetzelfde document, hetzij in een paar kleinere documenten als u het moet opsplitsen. Bij nieuwsbriefmarketing kan het overzicht er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

  • Copywriter schrijft de tekst en legt deze voor aan de marketingmanager.
  • De marketingmanager beoordeelt en bewerkt de kopie en krijgt goedkeuring van de senior marketingmanager.
  • Marketingmanager dient een verzoek in om een ​​lijstupdate uit te voeren.
  • Marketingmanager levert eindkopie aan assistent.
  • Assistent maakt nieuwsbrief en stuurt kwaliteitsborgingstest.
  • QA-team beoordeelt nieuwsbrieven en dient wijzigingen in. Assistent implementeert wijzigingen, verifieert en plant de release.
Elk van die items zou een handleiding van drie pagina's kunnen hebben waarin de stappen worden beschreven die nodig zijn om het werk uit te voeren. Waar en hoe wordt de kopie ingeleverd? Welk formaat moet de kopie hebben? Wie voert de lijstupdate uit en wat betekent dat? Of meerdere van die items kunnen worden gecombineerd in één handleiding, bijvoorbeeld de drie taken die beginnen met 'marketingmanager??'

Wat je nodig hebt
Om de stappen te schrijven, moet u er minstens één keer in getraind zijn. Wanneer u het werk opnieuw moet doen, gebruik dan uw eerste versie van uw eigen procedures om u door de stappen te leiden om te zien of ze nauwkeurig en gemakkelijk te begrijpen zijn.

Schermopnames. Maak screenshots van alles wat moeilijk uit te leggen lijkt in tekst of dat het best visueel kan worden geïllustreerd. Sla al je schermafbeeldingen eerst op in een map en voeg ze alleen toe aan het document als ze nodig zijn. Het hebben van te veel schermafbeeldingen zal aanmatigend lijken voor iedereen die uw handleidingen leest.

(Er zijn verschillende methoden om een ​​schermopname te maken, maar de snelste zijn: gebruik in Windows de PrtScn-knop en vervolgens de plakfunctie om uw afbeelding in een beeldbewerkingsprogramma te plaatsen waar u deze kunt bijsnijden en bewerken; op een Mac gebruikt u Apple+Shift+4 en sleep het doel rond het gebied dat u wilt fotograferen.)

Software voor het vastleggen van schermen. De afbeeldingseditor die u gebruikt, kan hulpmiddelen bevatten voor het markeren van uw schermafbeeldingen als u een pijl wilt toevoegen die naar iets relevants wijst of een bepaald deel van de afbeelding wilt markeren. Voor $ 50, het schermopnameprogramma Snagit en Snagit voor Mac zal zo ongeveer alles doen wat u nodig heeft.

brand blu ray windows 10

Hulpmiddelen voor diagrammen. Sommige workflows en procedures kunnen het beste worden uitgedrukt in kleine diagrammen. Mindmapping-software kan je helpen snel stroomdiagrammen en dergelijke te tekenen, hoewel je ook veel van dezelfde diagramtools in Microsoft PowerPoint kunt vinden, en een beperktere selectie in Word op het tabblad Invoegen.

Wat te doen en wat niet te doen

  • Doen maak individuele documenten voor verschillende processen en procedures, in plaats van één enorm document dat uw hele taak uitlegt.
  • Doen wees grondig, maar ook beknopt.
  • Doen inclusief schermafbeeldingen.
  • Doen duurt enkele weken om de documenten te voltooien. Gun uzelf de tijd om na te denken over de processen en ga terug naar de documenten om te controleren of u ze correct heeft vastgelegd.
  • Doen plaats een datumstempel bovenaan de pagina om aan te geven wanneer het bestand voor het laatst is bijgewerkt.
  • Doen gebruik functietitels in plaats van namen van personen bij het documenteren van de workflow.
  • Doen bewaar de masterkopieën op een gedeelde locatie zodat andere mensen ze gemakkelijk kunnen ophalen.
  • Doen bewaar een lokale back-up van de bestanden op uw desktop of in een privé cloudgebaseerd systeem (of beide).
  • Doen controleer en herzie uw documenten eenmaal per jaar. Zie ze als levende documenten die nooit 'af' zijn. Ze evolueren voortdurend.
  • Doen vertel uw baas en collega's dat u deze nieuwe records maakt en onderhoudt, want zij kunnen ook waardevolle input hebben.
  • niet doen voeg clipart toe om de pagina's op te vrolijken. Iedereen heeft er een hekel aan.
  • niet doen doe eens gek met het opmaken van de tekst. Hou het simpel. Gebruik vetgedrukte tekst voor ondertitels. Gebruik zo nodig opsommingstekens en genummerde lijsten om mensen te helpen relevante informatie gemakkelijk te zien. Houd alinea's erg kort.
  • niet doen gebruik namen van mensen. Verwijs naar mensen aan de hand van hun functietitel. Heb ik dit al gezegd? Ja, dat heb ik gedaan, maar het is echt belangrijk, dus ik zeg het nog een keer.
  • niet doen wees overdreven beschermend voor uw documenten. U hebt ze gemaakt om de organisatie te helpen, niet voor uw eigen voordeel.
  • niet doen uitvoer uw documenten naar PDF's. Laat ze achter in een formaat dat kan worden bewerkt (zie hierboven).
Aanbevolen